PDF je najrozšírenejší formát na dokumenty, lebo vyzerá rovnako na každom zariadení. Problém nastane, keď ho treba upraviť. Dobrá správa je, že väčšinu úprav zvládnete jednoducho, často aj zadarmo. Tu je prehľad.

Prečo sa PDF ťažšie upravuje

PDF je stavané tak, aby sa zobrazovalo rovnako všade, nie aby sa ľahko prepisovalo. Preto sa s ním nepracuje ako s Wordom. Na bežné úkony však existujú jednoduché nástroje.

Najčastejšie úpravy

Spojiť viac PDF do jedného

Keď máte dokument po častiach, nástroj na spojenie (merge) z nich spraví jeden súbor v správnom poradí. Hodí sa pri zmluvách aj naskenovaných dokumentoch.

Rozdeliť PDF

Opačný úkon. Z veľkého dokumentu vyberiete len potrebné strany alebo ho rozdelíte na viac súborov.

Zmenšiť veľkosť PDF

Naskenované dokumenty bývajú veľké. Kompresia (zmenšenie) zníži veľkosť, aby sa dali poslať e-mailom. Pozor na to, aby text zostal čitateľný.

Vyplniť a podpísať

Formuláre sa dajú vyplniť priamo v PDF a dokument podpísať. Pri záväzných dokumentoch sa hodí elektronický podpis, ktorý má aj právnu váhu.

Previesť PDF do Wordu alebo obrázka

Ak potrebujete text ďalej upravovať, konverzia do Wordu pomôže. Pri naskenovaných dokumentoch text rozpozná funkcia OCR.

Ochrániť heslom

Citlivý dokument môžete zašifrovať heslom, aby ho otvoril len ten, komu je určený.

Čím PDF upravovať: konkrétne bezplatné nástroje

Aby tento návod nebol len teória, tu sú overené a skutočne fungujúce bezplatné nástroje:

  • PDF24 (tools.pdf24.org). Bezplatná sada nástrojov na spojenie, rozdelenie, zmenšenie, konverziu aj podpis PDF. Funguje priamo v prehliadači, no k dispozícii je aj bezplatná offline aplikácia PDF24 Creator pre Windows, ktorá všetko spracuje priamo vo vašom počítači. To je ideálne pre citlivé dokumenty.
  • LibreOffice (libreoffice.org). Bezplatný kancelársky balík, ktorý cez modul Draw otvorí a upraví aj PDF priamo na počítači. Viac v článku o bezplatných alternatívach.
  • Stirling PDF. Open source nástroj, ktorý zvládne všetky operácie s PDF a dá sa prevádzkovať lokálne, takže dáta neopustia vašu sieť. Vhodný najmä pre firmy, čo súvisí so self-hostingom.
  • Prehliadač a čítačky PDF. Základné úkony ako vyplnenie a podpis zvládnu priamo, bez inštalácie.

Dôležité pravidlo: citlivé dokumenty (zmluvy, doklady) nenahrávajte na online nástroje, ktoré odchádzajú na cudzí server. Pri nich siahnite po offline riešení (PDF24 Creator, LibreOffice alebo Stirling PDF).

Toto všetko zapadá do bezpapierovej kancelárie, kde dokumenty riešite digitálne a prehľadne.

Potrebujete poradiť s prácou s dokumentmi alebo zaviesť digitálny obeh vo firme? Ozvite sa nám.