Podpisovanie zmlúv a dokumentov sa čoraz viac presúva do digitálnej podoby. Elektronický podpis šetrí čas aj papier, no nie každý podpis má rovnakú právnu váhu. Poďme si vysvetliť, ako funguje a kde ho firma využije.

Čo je elektronický podpis

Elektronický podpis je digitálny spôsob, ako potvrdiť dokument a vyjadriť súhlas s jeho obsahom. Nie je to len naskenovaný podpis, ale technické riešenie, ktoré dokáže preukázať, kto a kedy dokument podpísal a že sa po podpise nezmenil.

Tri úrovne podľa eIDAS

Európske nariadenie eIDAS rozlišuje tri úrovne, ktoré sa líšia bezpečnosťou aj právnou silou:

  • Jednoduchý elektronický podpis. Napríklad podpis myšou alebo súhlas kliknutím. Rýchly, no s najnižšou dôkaznou silou.
  • Zdokonalený elektronický podpis. Jednoznačne spojený s podpisujúcim, dokáže odhaliť dodatočnú zmenu dokumentu.
  • Kvalifikovaný elektronický podpis. Najvyššia úroveň, právne rovnocenný vlastnoručnému podpisu. Vyžaduje kvalifikovaný certifikát od dôveryhodnej autority.

Akú úroveň potrebujete, závisí od typu dokumentu. Na bežnú zmluvu stačí nižšia úroveň, na úradné podania býva potrebný kvalifikovaný podpis.

Ako vzniká kvalifikovaný podpis

Na Slovensku ho najčastejšie vytvoríte cez občiansky preukaz s čipom (eID). V praxi to vyzerá takto:

  • Máte eID s aktivovaným čipom a poznáte svoj BOK (bezpečnostný osobný kód), ktorý ste si zvolili na úrade.
  • Na karte je nahratý kvalifikovaný certifikát na podpis. Ak ho nemáte, nahráte si ho cez aplikáciu eID klient (zdarma).
  • Potrebujete čítačku čipových kariet a nainštalovanú podpisovú aplikáciu.
  • Pri podpise zadáte BOK aj podpisový PIN. Pre právnické osoby existuje aj mandátny certifikát, ktorým osoba podpisuje v mene firmy.

Kvalifikované certifikáty vydávajú dôveryhodné autority (na Slovensku napríklad NASES alebo Disig). Podpisovať sa dá aj cez aplikáciu Slovensko v mobile bez čítačky.

Rozdiel oproti naskenovanému podpisu

Naskenovaný vlastnoručný podpis je len obrázok. Ktokoľvek ho môže skopírovať, vložiť do iného dokumentu a nikto nezistí, či je pravý. Kvalifikovaný elektronický podpis je naopak naviazaný na certifikát a kryptograficky zapečatí celý dokument: pri akejkoľvek dodatočnej zmene sa podpis poruší a overovacia aplikácia to nahlási. Preto má pred úradom aj súdom úplne inú dôkaznú silu než nalepený obrázok podpisu.

Elektronická pečať a časová pečiatka

  • Elektronická pečať je obdoba podpisu pre firmu ako celok, nie pre konkrétnu osobu.
  • Časová pečiatka preukázateľne potvrdí čas podpisu, čo je dôležité pri lehotách.

Kde to firma využije

  • Zmluvy a objednávky podpísané na diaľku bez tlače a skenovania.
  • Faktúry a interné dokumenty v rámci bezpapierovej kancelárie.
  • Komunikácia s úradmi cez elektronické schránky.

Na čo myslieť

  • Vyberte správnu úroveň podľa toho, čo podpisujete.
  • Uchovávajte podpísané dokumenty tak, aby zostali overiteľné aj o roky.
  • Spojte to s poriadkom v dokumentoch, ideálne aj so správnou prácou s PDF a s pravidlami GDPR.

Chcete vo firme zaviesť elektronické podpisovanie a bezpapierový obeh dokumentov? Ozvite sa nám, poradíme s výberom riešenia aj s nastavením.