Microsoft 365 je obrovský balík služieb a ľahko sa v ňom stratiť. Entra ID, Admin Center, SharePoint, Teams, OneDrive, Exchange. Čo je čo a ako to do seba zapadá? Poďme si spraviť mapu, ktorá z toho chaosu spraví prehľad. Ak hľadáte skôr úvod pre firmu, prečítajte si článok Microsoft 365 pre firmy.

Čo je Microsoft 365

Microsoft 365 (kedysi Office 365) je balík kancelárskych aplikácií a cloudových služieb. Patria sem známe programy ako Word, Excel a Outlook, ale aj služby bežiace v cloude, ktoré spravujú e-maily, súbory, identity a komunikáciu. Práve tých cloudových služieb je veľa a ich názvy mätú. Poďme ich rozobrať jednu po druhej.

Entra ID (predtým Azure AD)

Entra ID je správa identít a prihlasovania. Je to srdce celého Microsoft 365, ktoré rozhoduje, kto je kto a kam sa smie prihlásiť. Spravujú sa tu používatelia, heslá, prístupové práva, dvojfaktorové overenie (MFA) aj jednotné prihlásenie (SSO). Dôležité: Entra ID je len nové meno pre niekdajšie Azure AD, Microsoft ho premenoval, čo je jeden z hlavných zdrojov zmätku.

Microsoft 365 Admin Center

Admin Center je hlavná administrácia celého balíka. Odtiaľto pridávate a rušíte používateľov, prideľujete licencie, meníte nastavenia a vidíte fakturáciu. Je to vstupný bod správcu, z ktorého sa dostanete aj k podrobnejším nastaveniam jednotlivých služieb.

Exchange Online

Exchange Online je e-mail a kalendáre. Stojí za poštou v Outlooku, spravuje schránky, kalendáre a kontakty. Keď riešite firemný e-mail, riešite Exchange.

SharePoint

SharePoint je tímové úložisko a intranet. Slúži na spoločné firemné súbory, dokumentové knižnice a interné stránky. Je to miesto, kde žijú dokumenty, ku ktorým má pristupovať viac ľudí, na rozdiel od osobného úložiska.

OneDrive

OneDrive je osobné cloudové úložisko používateľa. Sem si ukladá súbory jeden človek, podobne ako vlastný priečinok v cloude. Rozdiel oproti SharePointu je jednoduchý: OneDrive je moje, SharePoint je naše.

Teams

Teams je centrum komunikácie a spolupráce: chat, hovory, videohovory a tímy. Zaujímavé je, čo má pod kapotou. Keď v Teams zdieľate súbory, v skutočnosti sa ukladajú do SharePointu, a kalendár v Teams beží cez Exchange. Teams teda nie je samostatný ostrov, ale spája dovedna ostatné služby.

Ako to spolu súvisí: kľúč k chaosu

Keď si to poskladáte, dáva to zmysel:

  • Entra ID hovorí, kto ste (identita a prihlásenie).
  • Admin Center je miesto, odkiaľ to celé spravujete.
  • Exchange rieši e-mail, SharePoint spoločné súbory, OneDrive osobné súbory.
  • Teams spája komunikáciu a pod kapotou používa SharePoint a Exchange.
  • Všetko zdieľa jeden účet spravovaný v Entra ID.

Najčastejšie zmätky

  • SharePoint verzus OneDrive: tímové verzus osobné súbory.
  • Entra ID je to isté ako Azure AD, len premenované.
  • Súbory z Teams sú vlastne v SharePointe, hľadať ich inde nemá zmysel.
  • Existuje viac administračných centier (Microsoft 365, Exchange, Teams, SharePoint a Entra), každé na svoju oblasť.

Bezpečnosť a licencie

Zabezpečenie stojí najmä na dvojfaktorovom overení cez Entra ID, ktoré odporúčame zapnúť všade, ako píšeme v článku o správcovi hesiel a dvojfaktorovom overení. Licencie sa líšia rozsahom (napríklad Business Basic, Standard a Premium pre menšie firmy alebo E3 a E5 pre väčšie), takže sa oplatí vybrať plán podľa toho, čo naozaj využijete. Pri odchode zamestnanca myslite aj na správne odpojenie prístupov.

Strácate sa v Microsoft 365 alebo ho chcete nastaviť poriadne? Ozvite sa nám, nastavíme a spravujeme ho za vás v rámci IT podpory pre firmy.